La gestione di un sinistro nel ramo cauzioni richiede competenze assicurative, finanziarie, documentali e legali. Non si tratta soltanto di raccogliere una denuncia: occorre esaminare la richiesta del beneficiario, verificare la garanzia, ricostruire il rapporto sottostante e valutare, nel rispetto delle condizioni di polizza, se e in quale misura sia dovuto il pagamento.
Su incarico della compagnia e nei limiti delle deleghe ricevute, Alauda Broker presidia l’intero processo: dall’apertura della pratica all’istruttoria, dal supporto alla decisione sul pagamento fino alle successive attività di recupero e regresso.
Ogni posizione viene gestita sulla base della documentazione disponibile, delle condizioni contrattuali e della normativa applicabile. Le decisioni relative all’operatività della garanzia e al pagamento spettano alla compagnia assicuratrice, salvo le specifiche facoltà eventualmente attribuite ad Alauda nell’ambito del mandato ricevuto.
Un processo strutturato e tracciabile
1. Ricezione e apertura della pratica
La richiesta di escussione viene acquisita, protocollata e collegata alla relativa polizza. Vengono identificati il beneficiario, il contraente, l’obbligazione garantita, l’importo richiesto e gli eventuali termini contrattuali o normativi da rispettare.
La compagnia e gli altri soggetti interessati vengono tempestivamente informati secondo quanto previsto dalla polizza, dal mandato e dalla procedura applicabile.
2. Verifica della garanzia
La prima attività istruttoria riguarda la polizza fideiussoria e le sue eventuali appendici. In particolare, vengono verificati:
- autenticità, validità ed efficacia della garanzia;
- durata, massimale ed eventuali variazioni intervenute;
- identità e poteri del soggetto che presenta l’escussione;
- rispetto delle modalità e dei termini previsti per la richiesta;
- corrispondenza tra l’obbligazione garantita e l’inadempimento contestato;
- presenza di condizioni, limitazioni o cause di cessazione della garanzia;
- completezza e coerenza della documentazione trasmessa.
La natura e l’estensione delle verifiche dipendono sempre dal testo della garanzia e dalla disciplina applicabile al caso concreto.
3. Istruttoria sul rapporto garantito
Alauda ricostruisce le circostanze che hanno determinato l’escussione, acquisendo dal beneficiario, dal contraente e dagli altri soggetti coinvolti la documentazione necessaria.
L’istruttoria può comprendere l’esame del contratto sottostante, delle contestazioni di inadempimento, delle comunicazioni intercorse, dei provvedimenti adottati dal beneficiario, degli stati di avanzamento, delle risoluzioni contrattuali e di ogni altro elemento utile alla valutazione della richiesta.
Il contraente viene coinvolto affinché possa fornire documenti, chiarimenti ed eventuali osservazioni, compatibilmente con i termini e con le caratteristiche della garanzia.
4. Valutazione tecnica del sinistro
Le risultanze dell’istruttoria vengono organizzate in una relazione contenente gli elementi utili alla compagnia per valutare:
- l’operatività della garanzia;
- la conformità della richiesta di escussione;
- l’importo eventualmente dovuto;
- la necessità di ulteriori integrazioni documentali;
- le eventuali eccezioni o contestazioni sostenibili;
- le prospettive di recupero verso il contraente e gli altri obbligati.
Quando previsto dall’incarico, Alauda opera anche come loss adjuster o claims handler, svolgendo attività di accertamento, analisi e gestione tecnica della posizione. L’esito dell’istruttoria non comporta automaticamente il riconoscimento o il rigetto della richiesta, la cui decisione resta di competenza della compagnia nei limiti stabiliti dal mandato.
5. Definizione della richiesta
Al termine dell’istruttoria, la compagnia può procedere al pagamento, formulare una richiesta di integrazione documentale oppure contestare, in tutto o in parte, l’operatività della garanzia.
Alauda coordina i flussi informativi e le comunicazioni tra compagnia, beneficiario, contraente e professionisti incaricati, curando la corretta registrazione delle attività e dei documenti.
In caso di pagamento, vengono acquisiti e conservati gli elementi comprovanti l’adempimento e viene aggiornata la posizione amministrativa del sinistro.
Recupero delle somme e azioni di regresso
Il pagamento al beneficiario non conclude necessariamente la gestione della pratica. A seguito del pagamento, il garante può subentrare nei diritti del creditore verso il debitore e può esercitare il regresso nei confronti del contraente e degli altri soggetti obbligati, nei limiti previsti dalla legge, dalla polizza e dalle eventuali controgaranzie.
Alauda supporta la compagnia anche in questa fase attraverso:
- ricostruzione delle somme effettivamente pagate e recuperabili;
- individuazione del contraente, dei coobbligati e degli eventuali controgaranti;
- verifica delle controgaranzie e delle altre forme di tutela acquisite;
- comunicazione dell’avvenuto pagamento al debitore;
- predisposizione della richiesta di rimborso;
- gestione dei contatti e dei solleciti stragiudiziali;
- valutazione di eventuali proposte di rientro o accordi transattivi, subordinati all’approvazione della compagnia;
- monitoraggio dei pagamenti e delle scadenze concordate;
- coordinamento con i professionisti legali incaricati per le azioni giudiziali;
- assistenza nella gestione delle procedure esecutive, concorsuali o di regolazione della crisi;
- rendicontazione delle somme recuperate e aggiornamento periodico della compagnia.
Le attività giudiziali sono svolte dai professionisti legali incaricati. Alauda ne coordina, quando previsto dal mandato, i flussi documentali e informativi e ne monitora l’andamento.
L’azione di recupero non garantisce necessariamente la restituzione integrale delle somme: il risultato dipende dalla situazione patrimoniale e finanziaria dei soggetti obbligati, dalla validità delle garanzie disponibili e dall’esito delle eventuali iniziative giudiziali.
Controllo, compliance e qualità
Ogni pratica è gestita attraverso procedure definite, responsabilità individuate e flussi documentali tracciabili. L’attività viene svolta nel rispetto delle condizioni di polizza, delle istruzioni della compagnia, della normativa italiana applicabile e dei presìdi previsti dalla disciplina assicurativa e regolamentare.
La gestione documentale e il monitoraggio delle attività sono integrati nel sistema di gestione per la qualità certificato adottato da Alauda Broker, con l’obiettivo di assicurare continuità operativa, verificabilità delle decisioni e aggiornamento costante delle parti coinvolte.
Un unico presidio per l’intero ciclo del sinistro
Alauda Broker mette a disposizione delle compagnie un presidio integrato per la gestione delle escussioni, l’istruttoria tecnica, il coordinamento del pagamento e il successivo recupero delle somme.
Un processo rigoroso, documentato e trasparente, pensato per proteggere gli interessi della compagnia e garantire una gestione corretta dei rapporti con beneficiari, contraenti e intermediari.
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