Politica per la gestione delle segnalazioni di violazione (whistleblowing)

Revisioni

Indice
1. INTRODUZIONE

2. DESTINATARI DEL DOCUMENTO E SUA DIFFUSIONE

3. CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

4. DEFINIZIONI

5. ATTORI COINVOLTI NEL “PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI”

5.1. Segnalante / Whistleblower

5.2. Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione

6. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI DELLE VIOLAZIONI

7. CANALI DI TRASMISSIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI

7.1. Portale ICS – Tool Whistleblowing

7.2. Posta cartacea

7.3. Segnalazione orale

8. TUTELE DEL SEGNALANTE

8.1. Riservatezza

8.2. Divieti di ritorsione

8.3. Sanzioni

9. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

10. TRATTAMENTO DATI PERSONALI

11. REPORTING

12. CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNI

13. PUBBLICAZIONE DELLA POLITICA

1. INTRODUZIONE
Alauda Broker Srl (di seguito anche “Intermediario”) in ottemperanza alle disposizione legislative e in coerenza
con le best practice, definisce il sistema interno volto a permettere la Segnalazione di atti o fatti che possono
costituire una violazione delle norme disciplinanti l’attività svolta dall’Intermediario, garantendo, nel contempo, la
riservatezza dei dati personali del segnalante, del presunto responsabile della violazione e di terze parti
eventualmente coinvolte, anche al fine di tutelare il segnalante contro ritorsioni e discriminazioni.

Scopo del presente documento è descrivere il sistema di segnalazione delle violazioni adottato da Alauda Broker Srl,
con particolare riguardo:

– alle modalità ed ai canali di comunicazione che i soggetti segnalanti possono utilizzare;
– al procedimento che si instaura nel momento in cui viene effettuata una segnalazione, con l’indicazione delle fasi di
svolgimento del processo, dei soggetti coinvolti nello stesso, dei loro ruoli e responsabilità;
– alle modalità attraverso cui il soggetto segnalante ed il soggetto segnalato devono essere informati sugli sviluppi del
procedimento.

2. DESTINATARI DEL DOCUMENTO E SUA DIFFUSIONE

La presente Politica è approvata da/dal Il Broker, che ne cura l’applicazione e la diffusione a tutta la sua Rete
distributiva, mediante idonee informative, nonchè attraverso la pubblicazione della Politica stessa nel Portale ICS e
nel sito internet al link https://alaudabroker.it/, di modo da garantire ai soggetti interessati, nonchè alle figure e
funzioni aziendali identificate e coinvolte nella gestione delle Segnalazioni, di avere contezza del contenuto e di
approntare le più opportune tutele.

Tale Politica è applicabile anche a consulenti, collaboratori, procuratori, agenti e terzi (ad esempio fornitori).

3. CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

Con il decreto legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche “Decreto”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
del 15 marzo 2023, è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante “la protezione
delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

L’obiettivo della direttiva europea è stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione
delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno
di un’organizzazione, sia all’esterno della stessa. In casi specifici, è altresì prevista la possibilità di effettuare la
segnalazione mediante la divulgazione pubblica attraverso i media.

Il Decreto abroga e modifica la disciplina nazionale previgente, racchiudendo in un unico testo normativo – per il
settore pubblico e per il settore privato – il regime di protezione dei soggetti che segnalano condotte illecite poste in
essere in violazione non solo di disposizioni europee, ma anche nazionali, purché basate su fondati motivi e lesive
dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente, al fine di garantire il recepimento della direttiva senza arretrare nelle
tutele già riconosciute nel nostro ordinamento.

Il quadro regolatorio di riferimento è stato infine completato con le Linee Guida ANAC, adottate con delibera del 12
luglio 2023, recanti procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, nonché indicazioni e
principi di cui enti pubblici e privati possono tener conto per i canali interni.

Il Decreto ha esteso in maniera significativa il perimetro di applicazione della disciplina in materia di segnalazioni,
comportando l’abrogazione:

– dell’art. 6, co. 2-ter e 2-quater del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, in tema di “Tutela del dipendente o
collaboratore che segnala illeciti nel settore privato”;

– dell’art. 3 della legge 30 novembre 2017, n. 179, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di
reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

Nell’ambito della distribuzione assicurativa, la Direttiva Europea 2016/97 (IDD, Insurance Distribution Directive),
recepita nell’ordinamento italiano dal Decreto Legislativo 21 maggio 2018, n. 68, ha introdotto l’obbligo, recepito
nel Codice delle Assicurazioni Private, per le imprese assicurative e per gli intermediari (inclusi quelli a titolo
accessorio), di adottare sistemi di segnalazione, da parte del personale, delle violazioni delle norme (c.d.
whistleblowing).

In particolare, ai sensi dell’art. 10 quater del Codice delle Assicurazioni Private (D.lgs. 7 settembre 2005, n. 209),
gli intermediari assicurativi e riassicurativi, inclusi gli intermediari assicurativi a titolo accessorio, adottano
procedure specifiche per la segnalazione al proprio interno, da parte del personale, di atti o fatti che possano
costituire violazioni delle norme disciplinanti l’attività svolta, di cui al suddetto codice. Le procedure di cui sopra
sono idonee a garantire:

a) la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le
regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità amministrativa o giudiziaria in relazione ai
fatti oggetto della segnalazione;

b) la protezione adeguata del segnalante e, ove possibile, di altre persone che riferiscono di violazioni commesse
all’interno degli stessi almeno contro ritorsioni, discriminazioni e altri tipi di trattamento iniquo;

c) un canale specifico, indipendente ed autonomo per la segnalazione.

In linea con quanto disposto dall’art. 4, comma 2, del Decreto, e al fine di assicurare un efficace funzionamento del
sistema, è richiesta l’individuazione di un soggetto Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione, come sotto
meglio definito, specificamente formato in materia e dotato di autonomia.

4. DEFINIZIONI

Ai fini della presente Politica si intendono per:

Sistema interno di segnalazione delle violazioni: sistema volto a permettere la segnalazione da parte del Soggetto
Segnalante di atti o fatti che possono costituire una violazione delle norme disciplinanti l’attività svolta
dall’Intermediario.

Violazione: pur non esistendo una lista tassativa di reati o irregolarità riconducibili al whistleblowing, può essere
oggetto di segnalazione qualsiasi comportamento, sia esso o meno contra ius, atto od omissione che, non conforme
alle norme disciplinanti l’attività svolta, è commessa da un soggetto appartenente all’organizzazione aziendale e che
arreca o può arrecare danno e/o pregiudizio all’Intermediario o all’interesse pubblico.

Comportamento illegittimo: si intende qualsiasi azione o omissione, avvenuta nel contesto lavorativo, che arrechi o
possa arrecare danno o pregiudizio economico o all’immagine dell’Intermediario e/o suoi dipendenti e che: (i) sia
illecita, scorretta o immorale; (ii) violi le disposizioni normative e regolamentari; o (iii) non sia conforme alle
normative interne dell’Intermediario.

Segnalazione di violazione (c.d. whistleblowing): comunicazione da parte del Soggetto Segnalante avente ad
oggetto la violazione perpetrata. Al fine di favorire l’emersione di ogni fattispecie di illecito, l’Intermediario mette a
disposizione della propria rete distributiva e dei soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari in essere o cessati
con l’Intermediario, canali di comunicazione idonei a garantire la ricezione e gestione delle segnalazioni e la
riservatezza del Segnalante come meglio descritti nel paragrafo 7 “Canali si trasmissione delle segnalazioni”.

Contesto Lavorativo: attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti di cui
all’articolo 3, commi 3 o 4, del Decreto, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura delle stesse, una persona
acquisisca informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di
Segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Soggetto Segnalante o Segnalante o Whistleblower: la persona fisica che effettua la Segnalazione, come meglio
delineato al Paragrafo 6.1.

Soggetto Segnalato o Segnalato: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione ovvero nella
divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o che è comunque implicata in tale
violazione.

Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione o Responsabile: il soggetto che, ai sensi dell’art. 4 del d.lgs.
24/2023, dovrà essere “una persona o un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato
(..) ovvero un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato”. Tale soggetto potrà
coinvolgere anche altre funzioni aziendali, a condizione che sia garantita la riservatezza dell’identità del Segnalante e
che tali ulteriori funzioni siano espressamente autorizzate a trattare dati ai sensi del GDPR. Tale soggetto è
identificato come al Paragrafo 5.2 della presente Politica.

Personale: i soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettera a) e b) del D.lgs. 231/2001.

Ai fini della presente Politica si intendono per:
Sistema interno di segnalazione delle violazioni: sistema volto a permettere la segnalazione da parte del Soggetto
Segnalante di atti o fatti che possono costituire una violazione delle norme disciplinanti l’attività svolta
dall’Intermediario.

Violazione: pur non esistendo una lista tassativa di reati o irregolarità riconducibili al whistleblowing, può essere
oggetto di segnalazione qualsiasi comportamento, sia esso o meno contra ius, atto od omissione che, non conforme
alle norme disciplinanti l’attività svolta, è commessa da un soggetto appartenente all’organizzazione aziendale e che
arreca o può arrecare danno e/o pregiudizio all’Intermediario o all’interesse pubblico.

Comportamento illegittimo: si intende qualsiasi azione o omissione, avvenuta nel contesto lavorativo, che arrechi o
possa arrecare danno o pregiudizio economico o all’immagine dell’Intermediario e/o suoi dipendenti e che: (i) sia
illecita, scorretta o immorale; (ii) violi le disposizioni normative e regolamentari; o (iii) non sia conforme alle
normative interne dell’Intermediario.

Segnalazione di violazione (c.d. whistleblowing): comunicazione da parte del Soggetto Segnalante avente ad
oggetto la violazione perpetrata. Al fine di favorire l’emersione di ogni fattispecie di illecito, l’Intermediario mette a
disposizione della propria rete distributiva e dei soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari in essere o cessati
con l’Intermediario, canali di comunicazione idonei a garantire la ricezione e gestione delle segnalazioni e la
riservatezza del Segnalante come meglio descritti nel paragrafo 7 “Canali si trasmissione delle segnalazioni”.

Contesto Lavorativo: attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti di cui
all’articolo 3, commi 3 o 4, del Decreto, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura delle stesse, una persona
acquisisca informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di
Segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Soggetto Segnalante o Segnalante o Whistleblower: la persona fisica che effettua la Segnalazione, come meglio
delineato al Paragrafo 6.1.

Soggetto Segnalato o Segnalato: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione ovvero nella
divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o che è comunque implicata in tale
violazione.

Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione o Responsabile: il soggetto che, ai sensi dell’art. 4 del d.lgs.
24/2023, dovrà essere “una persona o un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato
(..) ovvero un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato”. Tale soggetto potrà
coinvolgere anche altre funzioni aziendali, a condizione che sia garantita la riservatezza dell’identità del Segnalante e
che tali ulteriori funzioni siano espressamente autorizzate a trattare dati ai sensi del GDPR. Tale soggetto è
identificato come al Paragrafo 5.2 della presente Politica.

Personale: i soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettera a) e b) del D.lgs. 231/2001.

5. ATTORI COINVOLTI NEL “PROCESSO DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI”

5.1. Segnalante / Whistleblower

Ferma restando che la Segnalazione è libera e volontaria.

Tutto il personale di Alauda Broker Srl, assunto a tempo indeterminato e determinato, nonché tutti coloro che, a
diverso titolo, intrattengono rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con Alauda Broker Srl ivi compresi i
collaboratori, gli stagisti, i somministrati, i consulenti, i fornitori e i business partner, anche prima che il rapporto
giuridico sia iniziato, o successivamente al suo scioglimento.

L’Intermediario mette a disposizione dei Soggetti Segnalanti canali diversi per le Segnalazioni di violazioni ai sensi
della presente Politica.

5.2. Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione

Il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione, ai sensi dell’art. 4, comma 2, del D.Lgs. 24/2023, è ”
una persona o un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato (..) ovvero un soggetto
esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato”.

Il Il Broker individua e incarica con apposita Lettera di nomina, ai sensi degli artt. 29 e 32 del GDPR e dell’articolo 2-
quaterdecies del Codice Privacy, il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione.

Il soggetto individuato come Responsabile del Sistema di Segnalazione ha il comito di:

– ricevere e gestire le Segnalazioni di illecito, valutando i relativi presupposti per l’avvio di ulteriori approfondimenti;

– vigilare sulla completezza, adeguatezza, funzionalità ed affidabilità del processo di segnalazione delle violazioni;

– assicurare il corretto svolgimento delle diverse fasi del processo;

– redigere, sulla base delle informazioni raccolte, una “relazione annuale sul corretto funzionamento del processo
interno”, contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute.

Per ogni Segnalazione ricevuta, il Responsabile effettua, quindi, uno screening delle stesse e, con le modalità
disciplinate nella presente Politica, prende in considerazione unicamente quelle:

– pervenute da Soggetti Segnalanti (così come definito al paragrafo “Definizioni”);

– in linea con i contenuti previsti al paragrafo 6 “Oggetto delle segnalazioni delle violazioni”.

A conclusione della fase di verifica, il Responsabile procede a classificare le Segnalazioni in:

a) segnalazioni da approfondire (quando contengono informazioni circostanziate/rilevanti e attinenti alla presente
Politica);

b) segnalazioni non trattabili da archiviare (qualora, anche a seguito dell’eventuale richiesta di integrazioni, siano
prive di indicazioni sufficienti/rilevanti per procedere con ulteriori approfondimenti);

c) segnalazioni non rilevanti (quando non siano riconducibili a violazioni di cui alla presente Politica o effettuate
da soggetti non rientranti nella categoria dei Soggetti Segnalanti; in tali casi, il Responsabile può sottoporre la
Segnalazione stessa all’attenzione di altre funzioni aziendali ritenute competenti).

In linea con quanto disposto dall’art. 5, comma 1, del D.lgs. 24/2023, il Responsabile, entro 7 giorni dalla data del
suo ricevimento, informa il Segnalante dell’avvenuta ricezione della Segnalazione. In tale comunicazione è motivata
l’eventuale irricevibilità della stessa o le integrazioni necessarie a dare seguito al procedimento.

Laddove la Segnalazione risulti da approfondire, il Responsabile può attivare la fase di “accertamento”, mantenendo
le interlocuzioni con la persona Segnalante e dando diligente seguito alla Segnalazione ricevuta. Tale fase si
concluderà con un riscontro motivato alla persona Segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate
ragioni, entro 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso,
dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento (art. 5, comma 1, D. Lgs.24/2023).

Per lo svolgimento delle attività di approfondimento dei contenuti della Segnalazione, il Responsabile coerentemente
con l’ambito della Segnalazione e nel rispetto della presente Politica, può:

• essere coadiuvato da soggetti del suo gruppo di supporto specificamente nominati con atto interno;
• interfacciarsi con altre funzioni e figure aziendali per richiederne la collaborazione ai fini di una migliore istruttoria
e analisi della segnalazione, nell’assoluto rispetto delle garanzie di riservatezza di cui al Decreto e alla presente
Politica;
• svolgere attività di indagine, anche con il coinvolgimento di consulenti esterni, nell’assoluto rispetto delle garanzie
di riservatezza di cui al Decreto e alla presente Politica.

La comunicazione al Segnalato è invece effettuata nei casi in cui si:
• ritenga opportuno effettuare con lo stesso un approfondimento;
• intenda assumere nei confronti dello stesso un provvedimento disciplinare.

6. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI DELLE VIOLAZIONI

La segnalazione può avere ad oggetto qualsiasi comportamento, atto od omissione che, non conforme alle norme
disciplinanti l’attività svolta, è commessa da un soggetto appartenente all’organizzazione aziendale e arreca o può
arrecare danno e/o pregiudizio a Alauda Broker Srl ed in riferimento alla quale il Segnalante desideri avvalersi delle
prerogative di riservatezza previste dalla presente Politica.

Ai sensi del combinato disposto degli artt. 2, comma 1, lettera a) e 3, comma 2 del D.lgs. 24/2023, possono costituire
oggetto di Segnalazione: illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative
comunitarie, oltre a condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei
Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo.

Non rientrano nell’oggetto di questa Politica le Segnalazioni di carattere personale, ad esempio inerenti al proprio
contratto di lavoro, che sono regolate da altre disposizioni.

Gli elementi essenziali che devono essere riportati all’interno della Segnalazione sono:

• una chiara e completa descrizione dei comportamenti, atti od omissioni oggetto di Segnalazione, con indicazione
delle circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi;

• indicazione del Soggetto Segnalato e di eventuali ulteriori soggetti coinvolti, con altre indicazioni che consentano
un’agevole indicazione del/degli autore/i delle violazioni.

Inoltre, il Segnalante potrà indicare/fornire i seguenti ulteriori elementi:

• le proprie generalità;

• eventuale documentazione che possa confermare la fondatezza della violazione o meglio circostanziarla;

• ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato

Non sono oggetto di Segnalazione:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del Segnalante che attengano
esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure
gerarchicamente sovraordinate;

• le Segnalazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale;

• le Segnalazioni relative a violazioni già disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione Europea e nelle
disposizioni attuative dell’ordinamento italiano, indicate nella parte II dell’Allegato al Decreto, che già garantiscono
apposite procedure di segnalazione in alcuni settori speciali (servizi finanziari; prevenzione del riciclaggio e del
finanziamento del terrorismo; sicurezza nei trasporti; tutela dell’ambiente).

Tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili, non sono inoltre ricomprese le notizie palesemente
prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite
sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

Le Segnalazioni “anonime”, effettuate senza identificazione del Segnalante, vengono prese in considerazione purché
anch’esse adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

Si fa presente che, per garantire un’adeguata attività di indagine, è opportuno che il Segnalante specifichi le proprie
generalità ed i riferimenti necessari per poter essere contattato.

L’identità del Segnalante è protetta dal Responsabile in ogni contesto successivo alla Segnalazione, ivi compreso
l’eventuale trasferimento delle Segnalazioni ad altre Autorità competenti, in linea con quanto previsto dall’art. 12 del
d.lgs. 24/2023.

La normativa prevede, infatti, un obbligo generale di riservatezza e stabilisce che l’identità del whistleblower possa
essere rivelata, anche nell’ambito del procedimento disciplinare ovvero qualora la sua rivelazione, unitamente alle
altre informazioni acquisite, sia indispensabile ai fini della tutela della persona coinvolta e solamente: (i) previa
comunicazione scritta delle ragioni alla base della rivelazione dei dati relativi alla sua identità e (ii) acquisizione del
consenso espresso del whistleblower. L’eventuale mancata autorizzazione rende inutilizzabile la segnalazione stessa.

7. CANALI DI TRASMISSIONE DELLE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI

La segnalazione è trasmessa attraverso canali informativi specifici, autonomi e indipendenti di cui Alauda Broker
Srl si è dotata.

Le caratteristiche di tali canali garantiscono che la riservatezza dell’identità dei Segnalanti e dei Segnalati sia
costantemente tutelata; la sua identità è comunicata solo in caso di effettiva necessità e qualora risulti funzionale
all’effettuazione degli opportuni approfondimenti, allo svolgimento di indagini ed eventuali valutazioni.

Il Responsabile del Sistema di Segnalazione monitora costantemente i canali di ricezione. E’ responsabilità di chi
riceve una Segnalazione avente ad oggetto le fattispecie trattate nella presente Politica, al di fuori dei suddetti canali
di comunicazione, inoltrarla tramite gli stessi, unitamente ad eventuali allegati.

Alauda Broker Srl ha istituito i canali per la trasmissione delle Segnalazioni di seguito dettagliati.

7.1. Portale ICS – Tool Whistleblowing

Alauda Broker Srl ha adottato come canale preferenziale, per la gestione delle Segnalazioni scritte, il servizio di
comunicazione informatizzato e crittografato disponibile nel Portale ICS – Tool “Whistleblowing”.

L’accesso alla Piattaforma WB può avvenire direttamente, digitando o copiando in un browser Internet il seguente
URL: https://ics.xconsulting.it/whistleblowing/hub/alaudabrokersrl

Il Segnalante è guidato nel percorso di segnalazione, attraverso una serie di domande aperte e chiuse, di cui alcune
obbligatorie. Al termine della Segnalazione, il Segnalante riceve un codice univoco, con il quale può accedere alla
Segnalazione e dialogare in maniera bidirezionale con il Soggetto Ricevente, scambiare messaggi e inviare nuove
informazioni.

Tutte le informazioni contenute in questa sezione sono crittografate e possono essere lette solo dal Responsabile del
Sistema Interno di Segnalazione abilitato alla ricezione della Segnalazione.

Per ulteriori dettagli sul funzionamento del suddetto canale si rimanda agli specifici Manuali operativi messi a
disposizione.

7.2. Posta cartacea

La Segnalazione può essere effettuata per iscritto a mezzo corrispondenza indirizzata al Responsabile del Sistema di
Gestione, adottando come da Linee Guida dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (Delibera n. 311 del 12 luglio
2023), la seguente modalità: utilizzo di due buste chiuse, la prima con i dati identificativi del Segnalante unitamente
alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la Segnalazione (in modo da separare i dati
identificativi del Segnalante dalla Segnalazione). Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta
chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione.

7.3. Segnalazione orale

Per le Segnalazioni in forma orale, il Segnalante potrà contattare il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione,
richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale.
Le segnalazioni in forma orale, vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla Segnalante, affinché sia
processato. Tali segnalazioni possono anche essere registrate. È opportuno ricordare che le Segnalazioni in forma
orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata,
pertanto, qualora necessario, potranno essere inserite in piattaforma a garanzia della loro riservatezza.

8. TUTELE DEL SEGNALANTE

Uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing è rappresentato dalle tutele riconosciute al Segnalante
per le Segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina. Di seguito, si riportano i principi e le tutele che Alauda
Broker Srl si impegna a garantire nel processo di gestione delle Segnalazioni.

8.1. Riservatezza

Alauda Broker Srl, nel predisporre e rendere effettivi i propri canali di Segnalazione interna, garantisce la
riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e di eventuali altre persone coinvolte, nonché del contenuto
della Segnalazione e della relativa documentazione, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre a quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
Fermo restando che la Segnalazione da parte del Segnalante è libera e volontaria, Alauda Broker Srl:

• assicura che il Soggetto Segnalante, anche nell’ipotesi in cui questa risulti infondata, non sia oggetto ad alcuna
azione disciplinare, salvo dolo e/o colpa grave;

• assume tutte le misure necessarie, atte a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e di
terzi soggetti coinvolti. L’identità del segnalante e qualsiasi informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o
indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle
competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ed espressamente autorizzate a trattare tali dati .

• assicura, laddove ragionevolmente possibile, che il Segnalante venga trasferito in altro ufficio e che gli venga
prestata assistenza psicologica in caso di stress derivante dalla segnalazione, qualora lo richieda.

La divulgazione non autorizzata dell’identità del Segnalante oppure di informazioni in base a cui la stessa si possa
dedurre, è considerata una violazione della presente Politica.

Oltre alla riservatezza, qualora il Segnalante non sia corresponsabile della violazione, verrà garantita la tutela da
condotte ritorsive, come sotto precisato, sanzioni, licenziamento, misure discriminatorie, dirette ? indirette aventi
effetto sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.
Nel caso in cui il Segnalante sia corresponsabile della violazione, verrà assicurato un trattamento privilegiato rispetto
agli altri corresponsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di
responsabilità prevista dalla legge. La presente Politica lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e
disciplinare del Segnalante.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare, eventuali forme di abuso della presente Politica, quali le
segnalazioni manifestatamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri
soggetti.

8.2. Divieti di ritorsione

Il Decreto vieta ogni forma di ritorsione nei confronti del Segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od
omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini – in via diretta o
indiretta – un danno ingiusto ai soggetti tutelati.

Qualora il Segnalante sia soggetto ad un’azione discriminatoria in virtù del fatto di aver compiuto una segnalazione
interna, l’Ufficio/Soggetto preposto ha facoltà di poter denunciare tale condotta all’Ispettorato nazionale del lavoro,
per i provvedimenti di propria competenza. Anche l’organizzazione sindacale indicata dal medesimo ha la facoltà
sopraccitata. In alternativa, alla luce di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, del Decreto, resta ferma la
possibilità per il Segnalante di poter comunicare all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) le ritorsioni che
ritiene di aver subito nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

E’ onere dell’Intermediario, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari o a dimensionamenti,
licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del Segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi,
diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della Segnalazione, dimostrare che tali
misure sono fondate su ragioni estranee alla Segnalazione stessa.

8.3. Sanzioni

Si rammenta che l’eventuale mancato rispetto di quanto contenuto nella presente Politica può comportare
l’irrogazione di sanzioni disciplinari, nelle ipotesi previste dalla legge.

A tale riguardo, si chiarisce che Alauda Broker Srl potrà imporre sanzioni disciplinari così come previste dal
Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di riferimento applicabile, a coloro i quali:

• commettano ritorsioni nei confronti del Segnalante, ostacolino o tentino di ostacolare le Segnalazioni, violino gli
obblighi di riservatezza come sopra descritti;

• non abbiano effettuato l’attività di verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute;

• abbiano effettuato con dolo o colpa grave segnalazioni che, a seguito degli accertamenti, si rivelano infondate.

Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutare la
fondatezza della segnalazione.

9. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

La documentazione relativa alle Segnalazioni è confidenziale.

Il Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione archivia la documentazione prodotta, adottando ponendo in atto
le misure atte a garantirne la riservatezza e conserva il materiale per il tempo necessario al trattamento della
segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della
procedura di Segnalazione, o fino a conclusione del procedimento giudiziale o disciplinare che ne sia eventualmente
conseguito nei confronti del Segnalato o del Segnalante Il tutto, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui
all’articolo 12 del Decreto e del principio di cui agli articoli 5, Paragrafo 1, lettera e), del GDPR (limitazione della
conservazione) e 3, comma 1, lettera e), del D. Lgs. n. 51 del 2018. Eventuali dati/informazioni ricevute che
manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se raccolti accidentalmente, sono
cancellati immediatamente.

In particolare si prevede quanto segue:

a) la documentazione cartacea:

• deve essere archiviata in un luogo sicuro, non accessibile a terzi;

• in caso di inoltro a terzi, deve essere tenuta traccia dei destinatari ottenendo, quando possibile, la conferma di
ricezione;

b) la documentazione di tipo elettronico deve essere archiviata su cartelle di rete ad accesso controllato e limitato

c) la documentazione trasmessa attraverso il Portale ICS – Tool

Whistleblowing, https://ics.xconsulting.it/whistleblowing/hub/alaudabrokersrl , è crittografata con algoritmo AES a
256-bit e, pertanto, non è accessibile a terzi oltre al Responsabile e nei limiti stabiliti dalla normativa.
La documentazione può include il nome, il codice identificativo e la struttura/ufficio del Soggetto Segnalante
(laddove disponibili), i dettagli del Segnalato, le dichiarazioni, le attività compiute, l’esito dell’indagine e le azioni
intraprese. Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte/citate nelle Segnalazioni è tutelato ai sensi della
normativa vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy.

10. TRATTAMENTO DATI PERSONALI

Ogni trattamento dei dati personali, previsto dalla Politica, deve essere effettuato a norma del Regolamento (UE)
2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (ss. mm. e ii.).

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se
raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 23 del
GDPR e 2-undecies del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati
dall’Intermediario in qualità di Titolare del Trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del GDPR,
fornendo idonee informazioni al Segnalante e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, nonché
adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

A tal fine, Alauda Broker Srl fornisce agli interessati coinvolti nell’ambito della presente Politica apposita
Informativa sul trattamento dei dati personali effettuato in relazione all’acquisizione e alla gestione delle segnalazioni
ivi disciplinate.

Alauda Broker Srl ha appositamente nominato e istruito al trattamento dei dati personali i soggetti autorizzati al
trattamento anche ai sensi degli artt. 5, 24, 29 e 32 del GDPR e dell’art. 2- quaterdecies del D.lgs. 30 giugno 2003, n.
196.

Inoltre, l’Intermediario, in linea con quanto previsto dall’articolo 13 del Decreto Whistleblowing, nonché in
osservanza di quanto previsto dagli artt. 24 e 32 del GDPR, individua misure tecniche e organizzative idonee a
garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una
valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (c.d. DPIA), disciplinando con contratto o altro atto giuridico ai sensi
dell’art. 28 del GDPR il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per suo conto con la
qualifica di Responsabile del Trattamento.

11. REPORTING

Allo scopo di assicurare un adeguato grado di conoscenza per il presidio e la governabilità dei fenomeni in materia,
sono previsti flussi informativi di reporting:

• verso il Il Broker, affinché questi ultimi possano avere la piena conoscenza delle violazioni denunciate dal
personale e contribuire all’identificazione dei provvedimenti correttivi;

• verso tutta la rete distributiva, per elevare il grado di sensibilità di ciascuno sulle tematiche in questione in materia e
favorire la consapevolezza di poter fornire un valido contributo individuale al rispetto della legalità.

A tal fine, annualmente, il Responsabile redige la “Relazione annuale sul corretto funzionamento del sistema di
segnalazione delle violazioni” avendo cura di rispettare il principio di riservatezza.

Il documento contiene le seguenti informazioni:

– numerosità delle segnalazioni ricevute, ripartite tra da approfondire, non trattabili e non rilevanti;

– numerosità delle segnalazioni suddivise per area e per livello di gravità;

– tipologia di azioni intraprese nel periodo di riferimento (esclusi eventuali provvedimenti individuali o in corso di
indagine)

12. CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNI

Al di fuori della Politica interna per le Segnalazioni, la legge permette di effettuare anche Segnalazioni esterne
all’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito anche “ANAC”).

La persona Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna qualora abbia già effettuato una Segnalazione Interna
a cui non è stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a una segnalazione interna non sia dato
seguito o che questa possa determinare un rischio di ritorsione o qualora abbia fondato motivo di ritenere che la
violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Le modalità di segnalazione
all’Autorità Nazionale Anticorruzione sono disponibili alla pagina dedicata sul sito dell’ANAC: anticorruzione.it/-
/whistleblowing.

Esistono poi delle condizioni per cui il Segnalante, che effettui una divulgazione pubblica (tramite la stampa o mezzi
elettronici), può beneficiare della protezione prevista dal Decreto: mancato riscontro a una segnalazione interna o
esterna previamente effettuata; pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico; fondati motivi che una
segnalazione interna non verrà trattata o che le prove della stessa possano essere distrutte o occultate.

13. PUBBLICAZIONE DELLA POLITICA

La presente Politica è disponibile presso le sedi aziendali, nel Portale ICS e nel sito internet al
link: https://alaudabroker.it/ .